L’onboarding à distance : un art pas toujours facile à maîtriser !

Le travail à distance est aujourd’hui généralisé, l’année 2020 a fait évoluer drastiquement la manière dont travaillent les entreprises. Preuve en est, l’entreprise Zoom qui permet notamment de faire des visioconférences a vu son cours quintupler en une année (Source NASDAQ) !

Néanmoins, ces évolutions ne sont pas toujours évidentes, les rapports humains sont évidemment plus compliqués. Ceci est d’autant plus vrai pour les nouveaux arrivants dans une entreprise. L’onboarding à distance est une question épineuse pour beaucoup. Comment faire découvrir une entreprise, sa culture, ses outils ou encore ses collaborateurs à distance ? 

L’onboarding à distance peut prendre plusieurs formes. Il est en effet une juste combinaison entre des parties synchrones d’échanges avec les équipes et de découverte, et des parties asynchrones notamment dédiées à des formations.

1. L’onboarding en visio-conférence, pour les moments d’échange

Pour les sessions en direct, voici quelques conseils pour que l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs soit un franc succès :

  • Planifiez des points en visioconférence pour apporter les informations essentielles sur votre organisation : son histoire, son business model, sa culture d’entreprise, ou encore son écosystème concurrentiel.
  • Organisez  également des points entre vos nouveaux collaborateurs et des représentants de chaque équipe. Ces points permettront non seulement d’intégrer vos nouveaux collaborateurs mais aussi de leur faire découvrir les fonctions de chaque équipe.
  • Les nouveaux collaborateurs ont souvent beaucoup d’interrogations et de questions sur l’organisation, les équipes, leurs tâches etc… Prenez le temps de répondre à toutes ces questions dans des points dédiés.

L’onboarding à distance de nouveaux collaborateurs passe aussi par des interactions plus informelles : c’est un élément essentiel de l’intégration de vos nouveaux arrivants.

  • Organisez des “pauses café” en petit comité en visio-conférence : ce sont des bons moments pour que vos nouveaux collaborateurs apprennent à connaître plus personnellement les membres de l’équipe. 
  • Proposez des sessions “jeux”, c’est un bon moyen de s’amuser de prendre un peu plus de temps pour que les nouveaux collaborateurs rencontrent les équipes. Des jeux comme le loup garou ou skribble sont des bons moyens de rigoler et d’échanger.
  • Ajoutez un canal dédié aux interactions informelles dans votre réseau social d’entreprise pour partager tout type de contenu.

2. Des vidéos d’Onboarding pré-enregistrées, pour l’auto-formation de vos collaborateurs

L’onboarding à distance passe également par la formation aux outils. Cette formation est relativement similaire pour chaque nouveau collaborateur et peut donc être dispensée de manière asynchrone, en autonomie sur des plages dédiées prévues dans l’agenda de vos nouvelles recrues :

  • Proposez des formations sur les outils techniques utilisés comme votre CRM. Avec des captures d’écran réalisées par vos collaborateurs (ce qui leur évitera de devoir reformer à chaque fois). Si vous proposez comme Kannelle une solution applicative, prenez le temps de former vos nouveaux collaborateurs sur celle-ci avec une démo étendue.
  • Donnez les codes de communication pour maîtriser les outils d’échanges à distance (Google Meet, Notion, Slack, Suite Google etc…) et l’usage que vous en faîtes. 
  • Faites réaliser à vos senior leaders et à vos experts des vidéos sur la vision de votre entreprise, ses marchés, ses expertises ou ses produits.

Enfin, ces sessions onboarding en autonomie doivent être structurées avec des outils adaptés :

  • Créez du contenu d’onboarding qui puisse être utilisé par vos nouveaux collaborateurs de manière asynchrone. De notre côté nous vous recommandons d’utiliser le format vidéo (et donc Kannelle ! 😉), très adapté pour l’onboarding et qui saura capter l’attention de vos collaborateurs.
  • Organisez vos vidéos d’onboarding grâce à différents parcours de formation. Vous pouvez notamment utiliser la solution Kumullus qui permet d’organiser vos vidéos en chapitres et de les enrichir avec des interactivités.
  • Soyez originaux ! Vous pouvez par exemple proposer différents formats de vidéos afin de conserver l’attention de vos nouveaux collaborateurs.

Pour des onboarding et des formations vidéos réussies, Kannelle s’est associée à Kumullus pour vous apporter plus d’éléments de réponses ! Nous avons d’ailleurs co-créé un module dédié à la formation en vidéo pour l’onboarding : vous y verrez une vidéo créée avec Kannelle et enrichie sur la plateforme de Kumullus. Et voilà une solution concrète pour réussir l’onboarding à distance de vos nouveaux collaborateurs !

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