L’année 2020 et la mise en place du télétravail ont changé radicalement la façon de manager les équipes. La transition n’a pas été simple, et 40% des managers ont rencontré des difficultés dans la mise en place du télétravail, selon une étude Malakoff Humanis publiée en février. Les écueils sont nombreux, entre l’évolution de la posture du manager, le maintien du lien et de l’esprit d’équipe, la mise en place de nouveaux outils et processus ou encore l’accompagnement des salariés en difficulté.
Vos collègues ou vous-même avez pu vous sentir perdu face à ces sujets. Heureusement, il existe de nombreuses solutions simples à mettre en place à tout niveau de l’entreprise. Petit tour d’horizon des meilleures actions et pratiques pour bien manager votre équipe en télétravail.
Comment booster la performance et la motivation d’une équipe en télétravail ?
Impossible d’être derrière chaque membre de votre équipe en télétravail pour vérifier l’avancement de leurs projets. Il faut adapter votre suivi et les accompagner pour maintenir leur niveau de performance et de motivation, et ainsi garantir l’atteinte des objectifs.
Des points individuels et collectifs incontournables pour un suivi efficace
Impossible en télétravail de suivre le travail de votre équipe au fil de l’eau, car cela parasite vos collaborateurs avec de nouveaux mails, messages et appels, et au global impacte l’efficacité de toute l’équipe. Il est donc indispensable de dédier des créneaux au suivi des collaborateurs.
Ces échanges permettent de faire le point sur l’avancement des missions de chacun et d’orienter les efforts de la semaine à venir, tout en évitant de prendre trop de bande passante. Les points individuels offrent également un moment où le collaborateur et le manager peuvent évoquer les difficultés rencontrées et trouver des solutions pour rectifier le tir.
Et bien sûr, les points d’équipes sont essentiels pour permettre aux membres de se voir, même brièvement, et pour garder une bonne dynamique dans la semaine.
Challengez mais restez à l’écoute
A distance, il vous faut déléguer davantage et offrir plus d’autonomie. Privilégiez la confiance pour responsabiliser votre équipe : vous n’êtes pas en permanence derrière chaque membre mais ils doivent être en mesure de mener les actions nécessaires pour atteindre leurs objectifs. Maintenir un certain niveau d’exigence est nécessaire pour responsabiliser les collaborateurs et faire en sorte qu’ils se donnent les moyens de remplir leurs missions.
Attention cependant à toujours rester à l’écoute et dans l’échange : si une baisse de performance se fait sentir, échangez sur les raisons possibles et les actions envisageables pour s’améliorer. Cela peut être une question de charge de travail, de communication ou une organisation à améliorer. Votre salarié peut aussi tout simplement mal vivre le télétravail et l’isolement, et être démotivé et désengagé. En alliant confiance et exigence vous pourrez dialoguer en toute transparence et la performance globale n’en sera que meilleure.
Pilotez avec des objectifs clairs
La distance peut créer de l’ambiguïté, avec des échanges moins réguliers et un plus grand recours à la communication écrite, plus pauvre. Fixer des objectifs individuels à chaque collaborateur en télétravail apporte davantage de clarté sur ce qui est attendu.
De plus, l’atteinte des objectifs collectifs au niveau de l’équipe et de l’entreprise est le résultat des efforts quotidiens des collaborateurs. Créer des objectifs individuels alignés avec les objectifs collectifs, c’est donc l’assurance que chacun oriente ses efforts dans la même direction. Définissez des objectifs clairs et à court terme pour vos collaborateurs, en veillant à ce qu’ils soient atteignables (pour ne pas démotiver), mesurables (pour votre suivi et évaluer la performance) et cohérents avec les objectifs de l’équipe. Votre objectif peut être basé sur un indicateur chiffré (traiter X dossiers ou prendre Y rendez-vous) ou sur des actions (gérer les demandes des clients, assurer la finalisation d’un projet).
Vous verrez très vite que les objectifs simplifient votre suivi, et mettent en valeur vos collaborateurs qui se sentent responsables de la mission qui leur est confiée.
Apportez du feedback à vos collaborateurs sur leur performance
Tous vos collaborateurs ne vont pas vous demander spontanément de retour sur leur travail. Mais cela ne veut pas dire qu’ils ne se soucient pas de votre opinion, bien au contraire ! Vos feedbacks sont un élément essentiel pour évaluer leur propre performance.
En télétravail, avec des échanges déshumanisés et davantage de moments où ils peuvent être seuls face à leurs doutes, ces retours les aident à prendre confiance en eux et assumer leur travail, en ayant conscience de leurs qualités et de leurs défauts. Faites un feedback “à chaud” (peu de temps après l’action en question), contextualisé (basé sur des faits : “dans cette situation, tu as effectué une certaine action”), orienté vers le futur (impact de l’action sur un projet ou l’équipe) et créateur d’échange (votre collaborateur doit pouvoir dire s’il partage votre analyse).
Un exemple de bon feedback peut être : “Lorsque tu as aidé ton collègue dans l’étude du dossier de ce prospect, tu as apporté des idées nouvelles qui lui ont permis de se démarquer et de remporter le marché” ou alors “Lorsque tu as été sollicité par ce client, tu as laissé passer un certain temps avant de lui répondre, ce qui a pu laisser penser que tu n’étais pas à l’aise sur le sujet”.
Organisez aussi du feedback entre les collaborateurs
Si vous n’avez pas de visibilité au quotidien sur tout ce que fait un collaborateur en télétravail, il interagit en permanence avec ses collègues, qui sont capables de relever des choses positives et des pistes d’amélioration.
Mettre en place du feedback 360°, c’est-à-dire une évaluation par les pairs, a de nombreux avantages : ce sont les mieux placés pour voir comment untel travaille sur certains sujets et interagit avec ses pairs, et pour juger ses hardskills et softskills.
En tant que manager, vous prendrez conscience de certaines de ses qualités et axes d’améliorations que vous n’avez pas l’occasion d’observer. Pour lui, cela permet d’avoir des retours par une autre personne que son manager, avec qui il a une autre relation et qu’il peut juger plus légitime pour l’évaluer sur un point donné. Il prendra d’autant plus confiance en lui pour travailler avec une personne qui lui a fait des retours positifs sur la qualité de son travail.
Prenez le temps de former vos équipes à formuler de bons feedbacks, pour éviter les retours trop durs qui pourraient heurter, surtout dans un contexte de télétravail déjà difficile pour certains. Vous pouvez par exemple commencer par des campagnes de feedbacks positifs qui soulignent les forces et qualités de chacun.
Pour piloter ces sujets en télétravail, il est important de bien s’équiper : une plateforme comme Javelo permet ainsi de gérer facilement tous ces moments d’échange collaborateur-manager et de suivre la performance de votre équipe. Vous pouvez gérer vos différents échanges, entretiens annuels d’évaluation ou entretiens professionnels, lancer du feedback individuel ou 360, et définir et suivre les objectifs de chaque collaborateur.
Maintenir la cohésion d’équipe et l’engagement de vos collaborateurs à distance
Outre la performance individuelle, il ne faut pas oublier qu’en télétravail d’autres facteurs sont aussi importants au fonctionnement d’une équipe. La distance a pu affecter la cohésion et diminuer le sentiment d’appartenance, mais vous pouvez y remédier et construire une équipe soudée.
Partagez les wins et les fails
Pour maintenir une culture d’entraide et d’échange à distance, pensez à partager les victoires (les wins) et les échecs (les fails), qu’ils soient individuels ou de groupe.
Lors du point hebdomadaire d’équipe, chaque membre peut partager 3 réussites et 3 difficultés de la semaine. Les réussites favorisent l’émulation : “si les autres en sont capables, alors moi aussi”. C’est aussi l’occasion de voir si un collègue est plus expérimenté sur un sujet pour solliciter son aide. A l’inverse, voir que les autres collaborateurs en télétravail rencontrent leurs propres difficultés permet de réaliser que personne n’est parfait, et de lutter contre le syndrome de l’imposteur chez quelqu’un qui se penserait “plus nul que les autres”. Ses collègues ont peut être fait face au même problème et peuvent lui apporter la solution.
Faire cet exercice va donc naturellement favoriser l’entraide et la cohésion.
Créez une room de travail
Au bureau avec vos collègues, la communication est beaucoup plus facile, vous pouvez poser vos questions à la personne à côté de vous. Et par rapport au télétravail, l’ambiance est plus détendue et chaleureuse : les différentes discussions avec les collègues ou même des remarques anodines permettent également de générer des idées spontanées.
Vous pouvez recréer cette atmosphère même en télétravail, avec des outils comme Discord qui permettent de créer des “rooms”, c’est-à-dire des salles virtuelles accessibles à tout moment. Votre équipe peut ainsi travailler comme si les membres étaient dans la même pièce.
Vous retrouvez cette ambiance de bureau, qui favorise l’échange et le partage d’idées, et aide à créer du lien entre les membres.
Réinventez des rituels informels
Si la pause café et les afterworks ont disparu, vous pouvez trouver d’autres alternatives adaptées au télétravail pour recréer des moments de convivialité. Au-delà du e-café ou de l’apéro virtuel, l’offre d’activités en ligne a explosé depuis un an. Que ce soit les sites de jeux de sociétés en ligne, les séances de sport, les escape games virtuels ou les cours de cuisine, vous avez l’embarras du choix.
Et vous pouvez demander à utiliser le budget réservé auparavant aux team buildings pour ces activités, ou à défaut choisir l’une des nombreuses activités gratuites ou à moindre coût.
Mesurez l’engagement avec des sondages
Même avec la meilleure volonté du monde, il n’est pas simple, quand on est à distance, de suivre le bien-être et l’état d’esprit de chaque membre de votre équipe. Pour ne rien louper, interrogez régulièrement chaque collaborateur sur leur état d’esprit et comment il ou elle vit le télétravail. Vous pourrez ainsi suivre l’évolution au cours du temps, mesurer l’efficacité des actions mises en place, et repérer plus facilement les personnes démotivées ou désengagées.
Ces actions sont autant de manières pour adapter le management de votre équipe en télétravail. Evidemment, choisissez celles qui conviennent le mieux à votre style managérial et à la manière de fonctionner de votre équipe : plus ces actions sont naturelles pour vous, plus vous les adopterez facilement et meilleure sera leur efficacité.
Et si le télétravail était le bon moment pour créer des vidéos qui vont engager les collaborateurs ? Nous avons résumé pour vous les conseils essentiels pour faire votre vidéo comme un pro en télétravail.
