L’onboarding à distance ? Peu y étaient vraiment préparés, ni les entreprises, ni les nouvelles recrues. Pourtant, au vu du contexte actuel, il va falloir s’y habituer. C’est donc l’occasion de définir les bonnes pratiques pour accueillir ses nouveaux collaborateurs dans les meilleures conditions et réussir leur intégration avec des équipes qui n’auront pas l’opportunité de se rencontrer avant plusieurs semaines.
Pour vous aider dans votre démarche, je vais partager avec vous quelques réflexions et quelques pistes qui, je l’espère, vous seront utiles.
Un onboarding chaleureux même par visio
C’est évident, tout comme un accueil classique, l’onboarding à distance nécessite de faire preuve de chaleur humaine et de convivialité. Dans l’idée, il faut montrer beaucoup de bienveillance à chaque étape.
En pratique, qu’est-ce que vous pouvez bien faire ?
Tout d’abord, l’équipement. Et oui, les équipes sont en full remote et l’équipement est primordial pour intégrer la nouvelle recrue au plus vite. Il faut avoir préparé en amont les accès nécessaires (boite mail, outil de travail collaboratif, VPN, logiciels etc.), le matériel de base (laptop, téléphone…) mais aussi, même si ça peut paraître futile, des petits goodies à l’effigie de la boîte (stylo, mug, pins etc.), voire un kit covid (gel, masque…). Ce sont les petits gestes qui font la différence.
Et bien évidemment, accueillez le.a en vidéo. Avant même de passer par la visio, vous pouvez par exemple, préparer une courte vidéo “Welcome” qui présente de manière fun et décontractée les membres de l’équipe et les locaux, dans l’attente du retour au “new normal”. C’est déjà un premier contact et ça permet de donner le ton général et une idée sur l’ambiance de travail.
L’accueil parfait continue par un meeting d’équipe dès le premier jour. Tous les membres sont en remote mais ça se signifie pas qu’ils ne veulent pas apprendre à connaître la nouvelle recrue, bien au contraire. Donc, on ne lésine pas sur les “e-cafés” et “e-déjeuners”, cela permettra au nouveau.elle de se sentir vraiment intégré.e et d’en oublier, presque, la distance.
Un équilibre parfait entre onboarding synchrone et asynchrone
Vous l’aurez compris, la première étape est d’ajouter une bonne dose de bienveillance dans votre onboarding. Mais cela ne suffit pas, et, c’est d’ailleurs la “final touch”. Pour un accueil à distance réussi, il faut penser son process de façon synchrone et asynchrone en fournissant un maximum d’informations à la nouvelle recrue. Certaines activités nécessitent d’être réalisées ensemble par visio conférence (process synchrone). D’autres peuvent être confiées au nouveau collaborateur, à son rythme et selon son agenda (asynchrone).
Le tout est de trouver le bon équilibre entre l’autonomie et l’accompagnement. Par autonomie, j’entends le fait de laisser le temps et la possibilité à la nouvelle recrue, d’une part, de découvrir par soi-même les outils et le fonctionnement, et d’autre part de pouvoir se balader entre les différents dossiers afin de faire un tour d’horizon de l’activité et des actions actuellement en place au sein de l’équipe. Et puis, c’est aussi l’occasion d’aller voir ce qui se passe dans les différents services.
L’accompagnement vient compléter les sessions en autonomie : démarches, réponses aux interrogations, précisions, astuces ou encore mise en lumière de certains points… Les liens entre l’onboardé et le reste de l’équipe se tissent dès ces premiers moments : c’est pourquoi il est important d’être présent et de montrer que l’on porte de l’intérêt à l’intégration de la nouvelle recrue. Plus elle se sentira à l’aise, plus elle sera motivée.
Une astuce utile de ce point de vue, surtout si l’entreprise est grande : désigner un “tuteur” pour apporter un soutien supplémentaire et opérationnel, qui soit à la disposition du nouveau pour toute question pratique !
Pour accompagner au mieux l’on boarder, utilisez par exemple Didacte pour Entreprise, c’est un outil stratégique pour la gestion de la formation continue dans votre business. Grâce à ce Learning Management System (LMS) à accès privé, vous pouvez automatiser l’onboarding de vos employés en ajoutant des vidéos, des documents et des questionnaires à vos formations! Vous pouvez d’ailleurs créer des parcours personnalisés pour déterminer quel employé pourra accéder à quelle formation et dans quel ordre, histoire de mieux accompagner vos nouveaux talents.
Onboarding et vidéo, pourquoi ça matche ?
- C’est le format préféré des employés
Selon une étude réalisée par l’agence Ragan, 75% des salariés préfèrent regarder une vidéo plutôt que lire un texte. Le format vidéo a de nombreux avantages qui le rendent plus efficace pour l’accueil de vos collaborateurs.
- C’est plus engageant que du texte
La vidéo est plus dynamique et imagée ce qui est plus engageant et facilite la compréhension et donc l’apprentissage. Dans la comm’ et le marketing, les formats visuels ont fait leurs preuves depuis un certain temps en terme d’engagement. A titre indicatif, selon Eklos, une entreprise spécialisée dans le web graphisme, 94% des articles les plus lus sur le web sont composés de visuels. Le même phénomène s’applique lors de l’onboarding, l’œil est plus facilement attiré par un visuel que par un texte.
- Ca permet de faire connaissance avec les experts de la boîte
C’est le moment parfait pour donner la parole à vos collaborateurs. En effet, qui mieux qu’eux peuvent présenter leurs métiers, leurs enjeux et par conséquent, leurs missions quotidiennes. Et c’est une première étape dans l’intégration de l’onboardé qui découvre les différents services et les experts qui y sont rattachés.
- C’est du concret
Tuto d’un geste technique, démo d’un outil informatique ou d’un process, vidéo de formation spécifique… On privilégie la vidéo plutôt que la retranscription à l’écrit. Sachez que, toujours selon Eklos, 90% des informations transmises au cerveau sont visuelles : miser sur le format vidéo c’est assurer une meilleure prise en main des outils et aider l’onboardé dans le développement de son autonomie dès le premier jour.
- C’est donc plus efficace pour un onboarding réussi
Alors que le nouvel arrivant doit assimiler de nouveaux outils, de nouveaux process et prendre les bonnes habitudes assez vite, le format vidéo apparaît comme une évidence. Rien de plus déprimant alors que l’on veut tout faire pour être opérationnel et délivrer le plus rapidement. Le format vidéo permet aux nouveaux d’appréhender plus sereinement leur intégration avec des cas concrets et des démos pratiques. Des outils comme Workelo vous accompagnent tout au long du processus d’onboarding en vous apportant des conseils personnalisés et ainsi vous garantir un onboarding réussi.
- Ce n’est pas plus compliqué à produire qu’un autre format
Quand on a les bons outils et process, produire une vidéo ne prend pas plus de temps que la rédaction d’un article ou document. Si vous avez déjà un document texte, il pourra vous servir de script pour votre vidéo. Sinon, quelques bullet points suffisent. Ceci dit, plus votre sujet sera abouti, plus vous gagnerez du temps lors de la réalisation de la vidéo. Avec notre app Kannelle par exemple, il vous suffit de 15 minutes et c’est dans la boîte !
Et si vous devez réaliser vos vidéos depuis chez vous, visionnez le replay de notre webinar sur le sujet. ?
- La vidéo enregistrée permet de normaliser l’accueil
Le format vidéo permet d’une part de personnaliser le processus d’intégration pour chaque nouvelle arrivée (il suffit de piocher les bons contenus dans sa bibliothèque) et d’autre part de le standardiser. Chaque nouvelle recrue suit les mêmes supports de formation pour un sujet donné, sans variation d’un formateur à l’autre. L’onboardé se sentira en confiance et, de votre côté, vous ne risquez pas d’oublier certains points essentiels lors de l’onboarding : tout se trouve dans la vidéo.
- La vidéo enregistrée permet d’optimiser le temps de l’équipe pris par l’accueil
La standardisation de l’onboarding via la vidéo soulage le reste de l’équipe. Dans l’idée, ce process permet aux collaborateurs de se focaliser sur un accueil plus personnel que pratique. Pour autant, ça ne signifie pas qu’il faut complètement laisser l’onboardé ramer seul, surtout pas. C’est là que l’on rentre en phase “synchrone” en discutant, en expliquant ou encore en répondant aux interrogations du nouvel arrivé à travers des visios et des calls.
- Ca permet de donner une bonne première impression
Montrer son expertise à l’aide de vidéo c’est capitaliser et valoriser le savoir et le savoir-faire de l’entreprise. En plus de proposer un onboarding plus authentique et immersif, vous embarquez le reste de l’équipe dans la démarche en les mettant en avant comme experts. Et puis, utiliser la vidéo c’est être dans la tendance et faire preuve de modernité, ce à quoi on ne peut pas dire non. ?
En conclusion…
Vous l’aurez compris, en matière d’onboarding, la vidéo n’a rien à envier au format texte ou au présentiel. Et avec cette situation de télétravail et de distanciation sociale qui est amenée à durer, c’est le bon moment pour envisager de concevoir ou développer votre stratégie d’onboarding en misant sur le format vidéo. ?
