La communication interne en entreprise continue sa mue vers plus de flexibilité et de digitalisation. Ce mouvement s’est accéléré en 2020 avec la crise sanitaire qui a engendré un besoin de transparence et de réassurance sur fond de télétravail généralisé et d’incertitudes dans tous les domaines de l’entreprise.
L’attention des directeurs de la comm’ s’est notamment portée sur les interactions directes entre collaborateurs et la circulation de l’information en communiquant aussi bien d’une manière descendante qu’ascendante. Dans le même temps, leur rôle les amène à s’intéresser à la transition des moyens classiques de communication que sont la réunion en présentiel, l’écrit (intranet et email) et le bon vieux powerpoint à des moyens de communiquer plus digital-native et mobile-first, en tête desquels les réseaux sociaux d’entreprise et la vidéo.
Ainsi, les outils de communication interne qui deviennent incontournables sont ceux qui permettent la création faciles et rapides d’un message en vidéo et ceux qui en simplifient la diffusion et le partage. Nous avons compilé pour vous les outils de communication interne incontournables à déployer si ce n’est pas déjà fait !
Outils de communication interne : les objectifs
Avant de se lancer dans le vif du sujet, rappelons en vitesse les objectifs visés par les outils mis en place par les directions de la comm’ interne :
- Le partage d’informations pratiques et d’annonces importantes
- La présentation des collaborateurs, des dirigeants etc.
- La motivation des employés en entretenant les liens et les relations
- L’adhésion aux valeurs du groupe et la bonne compréhension de ses missions
- Le développement du sentiment d’appartenance à l’entreprise
Ce n’est donc pas une mince affaire et il est primordial de choisir les bons outils pour sa communication interne, sur les deux points essentiels que sont la création du message et sa diffusion.
Les outils de communication interne pour créer son message
On a souvent prédit la mort de l’écrit (et du papier) et il ne s’est rarement si bien porté. Et si leur rôle n’est pas remis en question, notamment en accompagnement d’autres formats (comme par exemple le texte accompagnant un média sur les réseaux sociaux), il ne faut pas négliger le format montant auquel tout le monde s’est habitué ces 10 dernières années : la vidéo.
La vidéo : un support de comm’ rapide, accessible, pratique et surtout efficace
La vidéo est l’outil idéal pour aller à l’essentiel et améliorer sa communication interne. En plus d’être très apprécié par les collaborateurs (48% des employés considèrent que la vidéo est la forme de communication la plus engageante), ce format est plus dynamique comparé à un texte et il attire l’attention de l’audience. Massivement adopté sur les réseaux sociaux auxquels se sont habitués vos collaborateurs à titre personnel, le format vidéo est devenu incontournable pour capter l’attention. Facilement accessible sur mobile, il permet de toucher aussi bien ses cols blancs que ses cols bleus et autres commerciaux et collaborateurs sur le terrain.
Bref, rien ne sert de tenter d’aller à l’encontre de la tendance, mieux vaut l’embrasser ! Surtout que la vidéo est efficace aussi bien pour jouer sur la corde émotionnelle (en intégrant de la musique et en mettant en scène vos propres collaborateurs) que sur le rationnel : 95% d’un message est retenu lorsqu’il est partagé en vidéo, comparé à 10% lorsqu’il est écrit !
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La vidéo Fast and Curious, un super outil de comm’ interne
Live, podcast et vidéo interactive : la vidéo est un outil de communication interne à multiples facettes !
Les directions de la comm’ des grands groupes ont bien compris l’intérêt des live en externe (pour la marque employeur) tout comme en interne notamment pour pallier aux événements en présentiel. Plus excitant que le webinar ou la visio-conférence de base, un live bien préparé avec des partages pensés avant, pendant et après diffusion est l’un des outils de communication interne les plus engageants.
Le podcast est le petit frère de la vidéo : plus facile à réaliser, surtout si les intervenants sont réticents à se montrer face à la caméra, et plébiscité par vos collaborateurs qui ont déjà adopté cet usage dans leur quotidien pour s’informer et se former (plus de 100 millions de podcasts sont écoutés tous les mois en France!). Une fois enregistré, il est très facile de créer une vidéo avec quelques animations pour pouvoir partager un podcast sur son intranet ou son RSE.
Enfin, la vidéo peut s’enrichir d’éléments interactifs avec des quizz, mots mystères, texte à trou en milieu de vidéo dans le cadre d’une vidéo de formation par exemple, pour venir compléter l’apprentissage du collaborateur ! Kumullus est un exemple de plateforme qui permet d’ajouter de l’interactivité dans vos vidéos.
Les bons outils de communication interne pour partager le message
Newsletter, email, intranet, réseaux sociaux d’entreprise… Il existe beaucoup d’outils qui permettent une communication en interne plus fluide : en voici quelques-uns à tester.
- La newsletter interne
Lorsqu’elle est bien écrite et accompagnée d’une vidéo, la newsletter ne passe pas inaperçue ! La newsletter est un outil idéal pour annoncer les nouveautés dans l’entreprise, faire un recap des meilleurs moments de la semaine etc. Elle convient aussi bien aux petites startups qu’aux grands groupes. La newsletter fait office de magazine interne pour tenir au courant tous vos collaborateurs. Et pour la rendre plus originale quoi de mieux que d’inclure du contenu vidéo. Evidemment, la vidéo ne s’inclut pas dans l’email directement (on peut l’héberger sur une plateforme, telle que Youtube); sauf cas particulier comme lorsque la newsletter touche un personnel terrain qui n’a pas accès à d’autre outil (on choisit alors une basse résolution type 360p pour créer des petits fichiers)
- La visioconférence et le live
La visioconférence est un outil qui a explosé ces dernières années, surtout avec la pandémie de covid-19. Pour échanger et collaborer, les réunions en visioconférence se sont imposées car le format est très instantané et il est efficace pour communiquer en interne, même lorsque les employés sont séparés géographiquement. Parmi les nombreux services qui existent, nous pouvons citer Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams… Idem pour les live qui peuvent se tenir sur Facebook ou Workplace et qui ont l’avantage de pouvoir être enregistrés et visionnés en replay.
- Les outils de partage de fichiers
Parfois, la comm’ interne porte sur des informations spécifiques qui doivent pouvoir être retrouvées rapidement. Pour cela, les outils de partage de fichiers type Google Drive, Dropbox ou Sharepoint sont des classiques. Mais de nouveaux outils comme Notion permettent d’organiser l’information. Par exemple, avec des FAQ qui portent sur certains process de l’entreprise, une boîte à questions à laquelle les collaborateurs peuvent contribuer etc.
Ces outils de communication interne sont très pratiques dans le cas de fichiers vidéos qui peuvent être assez lourds. On peut également utiliser des outils de streaming et d’hébergement dédiés à la vidéo comme les français Streamlike ou Empreinte qui en plus combinent des contrôles d’accès fins.
- L’intranet de l’entreprise
Souvent oublié, l’intranet reste bien souvent LA plateforme interne qui rassemble toutes les informations importantes pour les collaborateurs. Les intranets nouvelle génération sont beaucoup plus user-friendly et bien optimisés pour les usages modernes. Inclure des vidéos et des témoignages collaborateurs permet d’animer ce bon vieux compagnon de route qu’est l’intranet et de le rendre plus attractif et vivant aux yeux des employés. A voir dans ce domaine, les startups françaises Lumapps et Inside.
- L’outil de suivi de vos collaborateurs
Une bonne communication est essentielle notamment pour améliorer les performances. Il existe des outils pour gérer facilement l’ensemble de vos moments d’échanges collaborateurs-managers. La plateforme Javelo simplifie la réalisation des campagnes d’entretiens de performance, la diffusion de sondages en interne ou encore la mise en place du feedback 360°.
Ainsi, la communication interne est plus efficace, et les collaborateurs sont mieux accompagnés pour atteindre leurs objectifs.
- Le réseau social de l’entreprise
L’avantage d’avoir son propre réseau social, c’est que l’on peut le customiser et le personnaliser en l’adaptant au type de communication qui est préféré. Une solution comme Jamespot ou Whaller permet aux employés de communiquer à leur aise, avec leurs pairs mais aussi avec les dirigeants. Via des outils de communication interne propres aux usages business, les RSE permettent également de prendre régulièrement le pouls de l’entreprise et de suivre et susciter l’engagement des employés. Et comme pour les réseaux sociaux grand public, le meilleur support de comm’ interne, c’est la vidéo. Vous vous attendiez à ce qu’on vous le dise, n’est-ce pas. 😉
- Les notifications pour impliquer vos collaborateurs dans la vie d’entreprise
En réponse à une mauvaise circulation de l’information en entreprise, la plateforme de comm’ interne we advocacy propose une solution alternative aux emails ; les notifications !
L’idée générale est de transmettre les informations directement aux collaborateurs mais aussi de récupérer leurs feedbacks.
Comment ça marche ? (voir vidéo de 2 minutes) C’est très simple : après avoir créé, personnalisé et programmé l’envoi des notifications, une pop-up apparaît directement sur l’interface de prédilection des collaborateurs (smartphone et/ou navigateur web).
De cette manière, les notifications sont un puissant canal pour partager la newsletter, relayer un article, partager des vidéos de présentation ou encore relayer les enquêtes de satisfaction directement aux collaborateurs.
Voilà une manière originale de communiquer efficacement avec ses collaborateurs. On observe déjà des résultats conséquents avec plus de 90% des collaborateurs qui lisent l’information et 30% qui cliquent dessus.
Pour paraphraser Sully, ministre d’Henri IV, la création et la diffusion de vidéo sont les deux mamelles d’une comm’ interne réussie ! Si vous vous demandez comment passer à l’acte, n’hésitez pas à consulter notre guide complet de la vidéo collaborateur ou à prendre rendez-vous pour en discuter avec un de nos client heroes !
