Tribune rédigée par Emmanuelle Abensur, Talkspirit
Depuis mars 2020, le télétravail a connu un essor sans précédent. Si bien qu’en 2021, 76 % des cadres français affirment travailler de chez eux au moins une fois par semaine.
Pour les salariés, ce nouveau mode de travail permet de gagner en flexibilité, et parfois même d’être plus productifs (finies les nuisances sonores dans l’open space !). Cependant, tout n’est pas rose pour les télétravailleurs. En effet, ces derniers sont plus touchés par les risques psychosociaux (tels que le stress, le burn out, l’isolement), et travaillent souvent avec du matériel et des outils inadaptés, ce qui peut avoir des effets néfastes sur leur santé.
Comment les Ressources Humaines peuvent-elles limiter les risques liés au télétravail ? Et sur quels outils peuvent-elles s’appuyer ?
Voici 5 bonnes pratiques RH pour améliorer le quotidien de vos salariés en télétravail :
1. Clarifier votre politique de télétravail
Avant toute chose, commencez par clarifier votre politique de télétravail. Qui a droit au télétravail ? À quelle fréquence ? Avec quels outils ? Et à quel(s) endroit(s) ? Telles sont les questions auxquelles vous devrez réfléchir afin d’élaborer cette politique.
Une fois ces points clarifiés, nous vous conseillons de les formaliser par écrit dans une charte de télétravail, qui sera accessible à l’ensemble des salariés. Vous éviterez ainsi les malentendus et les possibles abus, à la fois du côté des managers et des collaborateurs.
2. Communiquer régulièrement
On l’oublie souvent, mais la communication est essentielle en télétravail. Afin de garder les équipes engagées, pensez à leur envoyer régulièrement des messages pour prendre de leurs nouvelles, et encouragez les managers à faire de même. Communiquer de manière proactive – aussi bien sur vos actualités que sur des problématiques de bien-être au travail – vous permettra de rester à l’écoute des besoins des collaborateurs, et d’anticiper les problèmes qu’ils pourraient rencontrer.
Mais attention à ne pas submerger les collaborateurs d’informations ! Privilégiez donc les messages courts et bien structurés, et essayez de varier les formats pour que chacun y trouve son compte. Photos, vidéos, sondages, publications écrites… Faites preuve de créativité !
Si possible, essayez de centraliser l’ensemble de vos communications au même endroit, afin d’éviter les doublons et la dispersion de l’information sur plusieurs outils. Par exemple, pourquoi ne pas mettre en place un réseau social d’entreprise ? Vous pourrez l’utiliser pour descendre de l’information aux collaborateurs, mais également permettre à chacun de donner son avis, et ainsi participer à la vie de l’entreprise.
3. Créer du lien
Outre ces communications “officielles”, il est également important de recréer des moments d’échange informels à distance. Apéros en ligne, pauses cafés virtuelles, quiz, escape games ou ateliers cuisine en visioconférence… Il existe aujourd’hui de nombreux moyens de garder le lien en télétravail.
L’idéal est d’instaurer des rituels, par exemple des temps d’échange hebdomadaires en visioconférence (type “machine café”) où chaque équipe se réunit pour parler de tout sauf du travail. Si possible, essayez également d’organiser des activités de team building en présentiel (par exemple, des séminaires et/ou afterworks tous les trimestres) pour permettre à chacun de faire plus ample connaissance. Car on le sait bien : il est plus difficile de créer du lien à distance qu’en présentiel.
4. Former les managers
Bien sûr, les Ressources Humaines ne doivent pas être les seules à faire des efforts de communication en télétravail. Les managers, eux aussi, ont leur rôle à jouer. C’est pourquoi il est important de prendre le temps de les sensibiliser aux bonnes pratiques de management à distance, via une formation interne et/ou externe.
Voici quelques conseils à leur partager lors de cette formation :
- Clarifier les objectifs et responsabilités de chaque membre de l’équipe, afin d’éviter les incompréhensions
- Faire confiance aux équipes et les responsabiliser, pour éviter de tomber dans le piège du micro-management
- Rester à l’écoute des besoins de chacun, et apporter un “coaching” sur certains sujets lorsque le collaborateur en ressent le besoin
- Donner du feedback régulier et féliciter les collaborateurs de leurs réussites, par exemple via un intranet ou une plateforme collaborative
- Bien respecter le droit à la déconnexion des collaborateurs (en évitant notamment d’envoyer des messages tard le soir ou le week-end)
- Évaluer chaque collaborateur selon ses résultats
5. Investir dans les outils et l’environnement de travail
Enfin, n’oubliez pas de bien outiller les collaborateurs en investissant dans le matériel et les outils adaptés. L’objectif est que le salarié puisse réaliser son travail dans les meilleures conditions possibles, et ce même s’il ne peut pas se rendre au bureau.
Afin de limiter les risques musculo-squelettiques, vous pouvez par exemple investir dans des bureaux assis-debout, qui permettront aux télétravailleurs de changer régulièrement de position. Par ailleurs, vous pouvez également allouer à chacun un budget qui permettra de couvrir l’achat de matériel pour le télétravail (par exemple : un écran, un siège confortable, une imprimante, etc.).
Outre les questions de matériel, il est également important de mettre en place un ou plusieurs outil(s) collaboratif(s) qui viendront fluidifier les échanges et la collaboration en télétravail. Si vous cherchez un outil tout-en-un, vous pouvez par exemple opter pour la plateforme collaborative française Talkspirit, qui regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires pour communiquer et travailler efficacement à distance (tchat, visioconférence, drive, partage et co-édition de documents, fil d’actualités, portail d’accueil, groupes, etc.).
Mettre en place une politique efficace de télétravail ne s’improvise pas, aussi bien du côté des Ressources Humaines que de la Direction Générale. La communication doit être un pilier de votre stratégie, car elle va permettre d’embarquer à la fois les managers et les collaborateurs. Afin de diffuser au mieux vos messages, le plus important reste bien sûr de mettre en place une plateforme collaborative qui rassemble l’ensemble des collaborateurs, y compris ceux en télétravail et/ou en mobilité.
